A3 Jaarplan

A3 jaarplan in 8 stappen

 

De A3 methodiek maakt gebruik van het bekende INK management model en is ook opgezet conform dit model.

Onderstaande 8 stappen leiden u door een aantal bijeenkomsten heen naar een jaarplan met concrete doelen, heldere acties, dus met focus en samenhang. Een belangrijke voorwaarde voor uw succes !

Tijdens het samenstellen van een A3 jaarplan wordt gewerkt van linksboven (van missie naar visie naar succesbepalende facturen) via de resultaatgebieden aan de rechterkant en vervolgens week naar linksonder maar de organisatiegebieden. Kortom, van aandachtsgebied 9 naar 1.

A3 flow

Stap 1. Voorbereiding bijeenkomst

Voor een officiële jaarplan bijeenkomst nodigt u alle betrokkenen binnen uw organisatie uit die invloed hebben en betrokken zijn bij het management van uw organisatie. Voor een jaarplan bijeenkomst dient u te rekenen op een 1/2 tot 1 dag. Ter voorbereiding neemt iedereen een overzicht met de belangrijkste prioriteiten en de belangrijke projecten voor het komende jaar mee. (Dus zaken die zij zelf belangrijk vinden!).

Ter voorbereiding op de bijeenkomst noteert u in de vakken links bovenaan op in het schema de missie en de visie van de organisatie.

Onder missie verstaan we: de bestaansreden van de organisatie, weergegeven in bij voorkeur één krachtige zin. Deze zin omvat: Wie zijn we? Wat doen we? Voor wie doen we het? En waarom?

Onder visie verstaan we in 5 tot 7 zinnen de richtinggevende strategische lijnen voor de komende 3 tot 5 jaar.

 

Stap 2. Start bijeenkomst

U ontvangt een poster op A0 formaat. Hang deze poster op en verspreid de zelfklevende memo’s. Met de betreffende kleur van de memo’s kan de relatie met het resultaatgebied worden aangegeven. Of meer specifiek: de relatie tussen de succesbepalende factor, bijbehorende prestatie-indicatoren en acties.

De kleuren die hiervoor gebruikt worden zijn:

Blauw: Medewerkers

Groen: Klanten en Leveranciers

Oranje: Maatschappij

Rood: Bestuur en Financiers

 

Stap 3 Formuleer succesbepalende factoren (SBF-en)

Brainstorm met de groep over de (herijking van de) sbf-en. De sbf-en zijn afgeleid van de visie en zijn een concrete invulling voor het komende jaar. Probeer het aantal sbf-en te beperken tot maximaal 10.

Een succesbepalende factor (sbf) is een beleidsaccent dat aangeeft wanneer de organisatie succesvol is. Een sbf wordt geformuleerd door het gebruik van een bijvoeglijk naamwoord. Bijvoorbeeld: hogere efficiency, of beter opgeleid personeel. Een sbf wordt concreet meetbaar door prestatie indicatoren te definiëren.

 

Stap 4. Formuleer resultaten / prestatie-indicatoren

Brainstorm met de groep over de prestatie-indicatoren op de resultaatgebieden die het bereiken van de succesbepalende factoren aangeven. Centrale vraag is: Wat gaan we op de verschillende resultaatgebieden meten om het succes aan te tonen?

Een prestatie-indicator is een maatstaf, een punt op een meetlat die een goede indicatie geeft over het succes of falen van een succesbepalende factor. De prestatie-indicator geeft aan wat er gemeten wordt, nog niet welke score (norm) gewenst is.

 

Stap 5. Formuleer acties / inspanningen

Brainstorm met de groep over de acties op de organisatiegebieden (gebied 1 t/m 5) die bijdragen aan de gewenste ontwikkeling. Check het A3 jaarplan tot slot op al lopende acties en de gewenste balans in de aandachtsgebieden.

Een actie geeft aan wat je gaat doen om de gewenste prestatie te bereiken

 

Stap 6. Opstellen van een SMART A3 jaarplan

In een officiële A3 jaarplanbijeenkomst laat u één van de deelnemers een concept A3 jaarplan opstellen. Verder organiseert u een terugkombijeenkomst ter voltooiing van het A3 jaarplan. Ter voorbereiding van de terugkombijeenkomst verzendt u het concept A3 jaarplan naar alle betrokkenen. Laat één of enkele deelnemers ook de onderleggers voorbereiden.

Eén onderlegger werkt de acties op de organisatiegebieden uit in een SMART actieplan, waarin het tijdschema, de verantwoordelijkheden en de uitvoering (kort) is uitgewerkt. Een tweede onderlegger omvat een voorstel voor het managementcontract: de doelstellingen op de prestatie-indicatoren. SMART betekent: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden

 

Stap 7. Vaststellen A3 jaarplan en onderleggers

Het A3 jaarplan wordt besproken en vastgesteld. Daarnaast worden de voorbereide onderleggers en eventueel het ‘managementcontract’ besproken en vastgesteld.

Het managementcontract omvat concrete afspraken in geld, hoeveelheid of kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen.

 

Stap 8. Monitoring acties

Het A3 jaarplan is nu klaar. Dus nu gaat het beginnen! Het is belangrijk de afspraken niet alleen op papier te laten, maar ze daadwerkelijk uit te voeren. Dan is het belangrijk de voortgang van de acties te monitoren. Bespreek het A3 jaarplan daarom periodiek tijdens een A3 managementgesprek, aan de hand van een goed voorbereide agenda. Het verdient aanbeveling om dit gesprek bijvoorbeeld iedere 2 maanden te voeren met een agenda waarop alleen onderwerpen staan die met het jaarplan te maken hebben. Goede focus is belangrijk. Voor de komende jaren kan de jaarplan bijeenkomst zich beperken tot de wijzigingen.

Het monitoren kan ingeregeld worden in de Planning & Control cyclus

 

Vervolg

Het A3 jaarplan is klaar. Wat nu? Hoe gaan we de beoogde resultaten behalen?

Het A3 managementgesprek is een gesprek tussen collega’s uit twee verschillende managementlagen die op open wijze bespreken of de organisatie of het project op koers ligt met het behalen van resultaten. Het A3 jaarplan vormt het uitgangspunt van dit gesprek.

 

De volgende thema’s bepalen de agenda van het A3 managementgesprek:

  • relevante ontwikkelingen met consequenties voor het jaarplan;
  • de drie belangrijkste successen;
  • de drie belangrijkste punten van zorg;
  • vervolgafspraken.

Het gesprek kenmerkt zich bovendien door inspiratie, reflectie en een toekomstgerichte dialoog. Het A3 managementgesprek is daarmee het meest cruciale onderdeel van de A3 methodiek.

 

Meer informatie

Neem contact met ons op.

A3 methodiek

Bron: www.a3methodiek.nl